Hoe verwerk je feedback van vrijwilligers? #7 tips

Vrijwilligers zijn onmisbaar in het culturele veld. Ze dragen met liefde zorg voor je organisatie en staan vaak in direct contact met je bezoekers. Vaak ontvangen ze vanuit de bezoekers (on)gevraagd feedback die belangrijk kan zijn voor de bezoekersbeleving. Of ze merken zelf dingen op die aan tot een betere service leidt. Maar hoe verwerk je als organisatie de feedback op een efficiënte manier? We geven je 7 tips:

  1. Laat weten aan vrijwilligers dat hun feedback waardevol is en koppel terug wat en wanneer er iets met de feedback wordt gedaan.
  2. Zorg voor een eenduidig verwerkingssysteem, zowel voor vrijwilligers als voor de organisatie. Gelet op de leeftijd van je vrijwilligers kan je bijvoorbeeld kiezen voor een schriftje bij de balie of het sturen van mails naar één contactpersoon van de organisatie.
  3. Maak een databestand aan in Excel waarbij je de feedback op datum plaatst en categoriseert. Zo kun je zien hoe vaak een opmerking voorkomt, en of een opmerking na een periode ook weer verdwijnt.
  4. Maak van je data grafieken en tabellen en plaats deze in een overzichtelijk A4 zodat je aan je organisatie in één oogopslag kunt laten zien waar de aandachtspunten en complimenten liggen.
  5. Plan iedere maand, kwartaal of half jaar een moment in om in groter verband de feedback door te nemen. Maak actiepunten waar aan gewerkt gaat worden.
  6. Evalueer bij het volgende overlegmoment of de actiepunten zijn doorgevoerd en of daar ook resultaten van zijn, bijvoorbeeld doordat klachten niet meer terugkomen.
  7. Let tot slot op representativiteit: niet alle bezoekers zijn geneigd hun mening door te geven aan vrijwilligers. Daardoor kan een mening niet altijd geldend zijn voor het alle bezoekers. Je kunt meer feedback verzamelen door bijvoorbeeld te kijken naar respons in een gastenboek, of bij Google-reviews. Deze kun je ook in je databestand opnemen. Wil je nog meer informatie over de tevredenheid van je bezoekers? Houd dan een bezoekersonderzoek.

 

Wil je meer weten over bezoekersonderzoek en hoe ik je daarbij kan helpen? Kijk dan hier of neem direct contact met me op.

Evalueren is een gesprek, geen monoloog

Onlangs had ik een evaluatie met een opdrachtnemer welke anders liep dan ik gewend was. De persoon in kwestie had zich goed voorbereid en stak van wal. Ze heeft haar verhaal vertelt: wat volgens haar het doel van de evaluatie was, wat de mogelijkheden waren en wat er was bereikt.

Read More »

Monitoren en evalueren: Wat is wat?

Monitoren en evalueren worden vaak samen genoemd. Dit is niet gek, want zowel monitoren als evalueren doe je om dezelfde reden: je wilt specifieke informatie verzamelen die je nodig hebt om de volgende stap te kunnen maken.

Read More »
valkuilen onderzoek

Valkuilen van onderzoek doen

Onderzoek doen kan je veel opleveren. Je verkrijgt inzichten waarmee je gefundeerde beslissingen en acties kunt ondernemen. Mits je het goed doet. Pak je het verkeerd aan, dan levert een onderzoek niet (of nauwelijks) op wat je wilt en heeft het enkel onnodig veel tijd gekost.

Read More »