Veel organisaties uit de culturele sector werken met vrijwilligers die in contact staan met bezoekers. Het is daarom fijn als zij tijdens een bezoekersonderzoek helpen bij het afnemen van vragenlijsten. In deze blog geven we je enkele tips om hier een succes van te maken.

1. Neem de vrijwilligers mee in het doel en het nut van het bezoekersonderzoek, bijvoorbeeld door net voor de start een bijeenkomst te organiseren.
2. Leg uit dat het belangrijk is dat enkele vrijwilligers als enige taak het afnemen van vragenlijsten hebben.
3. Maak duidelijk dat het gaat om kwalitatief goed ingevulde vragenlijsten en niet om zo veel mogelijk vragenlijsten. Het is niet handig er een wedstrijdje van te maken.
4. Het is voor vrijwilligers fijn als ze bezoekers een presentje kunnen aanbieden bij het afnemen van een vragenlijst, bijvoorbeeld iets kleins uit de museumwinkel (pen, koelkastmagneet) of consumptiebon.
5. Zorg dat je voldoende materiaal bij de hand hebt voor vrijwilligers.
6. Een actieve uitstraling is belangrijk. Vraag vrijwilligers bezoekers actief en beleefd te benaderen met de vraag of ze mee willen doen.
7. Laat vrijwilligers bezoekers willekeurig benaderen. Bijvoorbeeld door iedere vijfde bezoeker uit te nodigen die langskomt, of de eerste bezoeker die langskomt nadat een vragenlijst is ingevuld. Zo vermijd je dat bepaalde bezoekersprofielen voorkeur krijgen.
8. Laat vrijwilligers assisteren bij vragenlijsten, bijvoorbeeld door het hardop voorlezen van de vragen.
9. Maak duidelijke instructies wat er met de ingevulde vragenlijsten moet worden gedaan: aan wie moeten ze worden afgeleverd, wat moet er worden vermeld, etc.

Meer weten over vrijwilligers en wat te doen met feedback? Lees dan de blog Hoe verwerk je feedback van vrijwilligers.

Vrijwilligers zijn onmisbaar in het culturele veld. Ze dragen met liefde zorg voor je organisatie en staan vaak in direct contact met je bezoekers. Vaak ontvangen ze vanuit de bezoekers (on)gevraagd feedback die belangrijk kan zijn voor de bezoekersbeleving. Of ze merken zelf dingen op die tot een betere service leidt. Maar hoe verwerk je als organisatie de feedback op een efficiënte manier? We geven je 7 tips:

1. Laat weten aan vrijwilligers dat hun feedback waardevol is en koppel terug wat en wanneer er iets met de feedback wordt gedaan.
2. Zorg voor een eenduidig verwerkingssysteem, zowel voor vrijwilligers als voor de organisatie. Gelet op de leeftijd van je vrijwilligers kan je bijvoorbeeld kiezen voor een schriftje bij de balie of het sturen van mails naar één contactpersoon van de organisatie.
3. Maak een databestand aan in Excel waarbij je de feedback op datum plaatst en categoriseert. Zo kun je zien hoe vaak een opmerking voorkomt, en of een opmerking na een periode ook weer verdwijnt.
4. Maak van je data grafieken en tabellen en plaats deze in een overzichtelijk A4 zodat je aan je organisatie in één oogopslag kunt laten zien waar de aandachtspunten en complimenten liggen.
5. Plan iedere maand, kwartaal of half jaar een moment in om in groter verband de feedback door te nemen. Maak actiepunten waar aan gewerkt gaat worden.
6. Evalueer bij het volgende overlegmoment of de actiepunten zijn doorgevoerd en of daar ook resultaten van zijn, bijvoorbeeld doordat klachten niet meer terugkomen.
7. Let tot slot op representativiteit: niet alle bezoekers zijn geneigd hun mening door te geven aan vrijwilligers. Daardoor kan een mening niet altijd geldend zijn voor het alle bezoekers. Je kunt meer feedback verzamelen door bijvoorbeeld te kijken naar respons in een gastenboek, of bij Google-reviews. Deze kun je ook in je databestand opnemen. Wil je nog meer informatie over de tevredenheid van je bezoekers? Houd dan een bezoekersonderzoek.

Wil je meer weten over bezoekersonderzoek en hoe ik je daarbij kan helpen? Kijk dan hier of neem direct contact met me op.