Subsidiegevers (zoals de gemeente en fondsen) willen graag weten wat er met het geld gebeurd wat zij aan subsidienemers (zoals culturele organisaties) verstrekken. Wat heeft de subsidienemer bereikt, wat is de kwaliteit en wat hebben ze bijgedragen aan het gezamenlijk doel? Om dit in kaart te brengen moet een onderzoek uitgevoerd worden. Zo’n onderzoek (monitor of evaluatie) is zowel leerzaam voor de subsidiegever als de subsidienemer. Beide partijen leren over hun doelbereik en hoe ze dit kunnen vergroten.

De evaluatie of monitor kan door beide partijen gedaan worden of opdracht toe gegeven worden. Wat is een slimme keuze?

Als de subsidiegever het onderzoek verzorgt:

• Objectief: De subsidiegever kijkt vaak met een objectievere blik naar projecten dan de instelling zelf.
• Expertise: Subsidiegevers hebben meer middelen om expertise in te huren of hebben zelf experts in dienst.
• Medewerking: Organisaties voelen zich soms gecontroleerd bij zo’n monitor en kunnen daarom minder bereid zijn mee te werken.
• Vergelijking: Het is mogelijk om naar meer projecten en subsidienemers te kijken en zo een vergelijking te maken. Dit kan heel leerzaam zijn: wat werkt en waarom bij de ene wel en bij de andere niet?

Subsidienemer:

• Inzicht in eigen project: De subsidienemer is degene die de projecten heeft ontwikkeld en is dus ook degene met de meeste inzicht in die projecten.
• Oppassen voor subjectiviteit: Omdat subsidienemers zo dicht bij hun eigen projecten staan, is het belangrijk dat het onderzoek niet te subjectief wordt.
• Zelf uitvoeren: Omdat subsidienemers het onderzoek vaak zelf doen, kan het zijn dat het minder professioneel wordt uitgevoerd dan als een derde partij het doet.
• Vergelijking: Ook hier is het mogelijk om naar andere projecten en subsidienemers te kijken en een vergelijking te maken. Zo kunnen subsidienemers van elkaar leren en erachter komen wat wel en niet werkt.

Het aanvragen van een subsidie voor je project, programma of activiteit bij een gemeente, provincie of een landelijk fonds kan lastig zijn. Vooral als je een kleine organisatie bent met weinig ervaring in fondsenwerving. Naast dat aanvragen vaak veel tijd kost, vinden organisaties het moeilijk om hun idee te vertalen naar een concrete aanvraag. Vanuit mijn onderzoekservaring naar subsidies, kan ik je de volgende tips geven om succesvolle subsidieaanvragen te doen.

1. Het is belangrijk om zelf goed te weten wat je doel is en hoe je dit doel wilt bereiken. Maak daarom voordat je gaat aanvragen een concreet projectplan. Beantwoord in dit plan de volgende vragen: Wat is het doel van het project/activiteit? Wie is de doelgroep? Wat gaan we doen om dit doel te bereiken? Wat is de planning? Welke middelen heb ik daarvoor nodig? Maak een concrete inschatting van de kosten.
2. Verdiep je in de subsidiegever: kijk naar wat de doelstellingen zijn van de subsidiegever. Waar hechten zij waarde aan? Probeer in je eigen plan de aspecten die de subsidiegever belangrijk vindt te benadrukken, zonder je plan aan te passen aan de wensen van de subsidiegever. Jouw projectdoelen zijn leidend, niet die van de subsidie of het fonds.
3. Vertaal je projectplan in een aanvraag naar een concreet niveau. Schep een zo duidelijk mogelijk beeld van wat je wilt gaan doen en verzand niet in veel kleine details.
4. Geef in je aanvraag duidelijk aan wat de relevantie is van je project, programma of activiteit. Voor veel subsidiegevers is het belangrijk dat je project een bepaalde relevantie heeft. Dit kan gaan om een maatschappelijk belang of stimulering van ontwikkeling van een bepaald vakgebied.
5. Geef antwoord op alle vragen in het aanvraagformulier. En houd je hierbij aan het format dat van de subsidiegever. Ook als je zelf denkt dat het al ergens staat of dat de informatie niet nodig is. Het formulier of format is zo ingericht omdat vaak meer mensen naar je aanvraag kijken. Het is voor hen fijn dat de informatie die ze zoeken, staat waar ze hem verwachten.
6. Het is misschien een overbodige tip, maar begin op tijd. Een aanvraag gaat er sterk op vooruit wanneer de schrijver ervan hem een paar dagen neer kan leggen en er later nog een keer met een frisse blik naar kan kijken.
7. Houd rekening met eventuele matchingsvoorwaarden: Bij grotere bedragen wordt dan maar een deel van het subsidiebedrag gehonoreerd en moet je de andere helft bij andere subsidiegevers aanvragen.
8. Als je project deels aansluit bij de doelen van het fonds, is het te verwachten dat ze alleen dat deel subsidiëren. Denk dan dus ook na over andere financieringsmogelijkheden.

Wat bereik jij met de subsidie die je hebt gekregen? Subsidieverstrekkers willen graag weten wat wordt gerealiseerd met het geld dat zij hebben verstrekt. Er is veel discussie over hoe en wat hierover teruggekoppeld wordt naar de subsidieverstrekker en het verschilt dan ook sterk per gemeente of fonds hoe erover gerapporteerd moet worden. Sommigen willen weten wat je doet. Anderen willen weten wat je bereikt en bijdraagt aan het  gezamenlijke doel.

Een voorbeeld van het aan tonen van wat je bereikt en bijdraagt aan het gezamenlijke doel is Natuurmuseum Brabant. Zij vertellen bij hun verantwoording iets over wat ze bereiken door hun manier van werken. En dan gaat het niet over het aantal bezoekers of het aantal leerlingen dat met school deelneemt aan een activiteit, maar over wat zo’n activiteit met school te weeg brengt bij de leerlingen.

Natuurmuseum Brabant heeft meegedaan aan een gezamenlijke benchmark vanuit de VSC waar natuurmusea, wetenschapscentra en techniekmusea samen met mij een meetinstrument hebben samengesteld. Hiermee worden de kwaliteit van binnenschoolse projecten en de effecten ervan bij de leerlingen gemeten. De deelnemende musea hebben aangegeven wat in hun vakgebied zorgt voor kwaliteit en welke doelen zij willen bereiken. Op basis van deze input heb ik een meetinstrument gemaakt, waarmee de deelnemende musea data hebben verzameld.

De analyses van de data worden veelzijdig ingezet. Natuurmuseum Brabant heeft hun analyse gebruikt bij de verantwoording naar de gemeente, maar ook om de activiteiten verder te verbeteren om nog beter hun doelen te bereiken: bezoekers en leerlingen leren over de natuur, interesseren voor de natuur, verwondering op te wekken en zelfs waardering voor de natuur te weeg brengen.

Kun jij aantonen wat je bereikt met je activiteiten?