Hoe kun je de resultaten van monitoren en evalueren inzetten?

In de blog Waarom evalueren geen administratieve afvinkoefening is schreef ik al dat je evalueren niet doet omdat het een verplichting is, maar omdat je er iets van leert. Het geeft je inzichten waar je iets mee kunt. Maar wat kun je dan met deze inzichten? In deze blog leg ik uit hoe je de inzichten die je verkrijgt door te monitoren en evalueren kunt inzetten. De resultaten van monitoren en evalueren kunnen worden gebruikt:

• Om de legitimiteit van je project, programma of activiteit aan te tonen. Door te monitoren en evalueren krijg je inzicht in de effecten van je project of programma. Met deze effecten kun je aantonen waarom jouw project of programma belangrijk is en dus de legitimiteit aantonen. Dit is belangrijk om zowel intern als extern draagvlak te creëren voor je project.
• Ter verantwoording van het project, programma of activiteit. Subsidieverstrekkers willen graag weten wat wordt gerealiseerd met het geld dat zij hebben verstrekt. Zij willen weten wat je bereikt en bijdraagt aan het gezamenlijke doel. De resultaten van monitoring en evalueren geven je de informatie in handen waarmee je kunt verantwoorden naar de gemeente of andere subsidieverstrekker.
• Ter verbetering van het project, programma of activiteit. Evalueren kun je ook doen om zelf te leren van je project, programma of activiteit. Je wilt dan tijdens het proces weten of je richting je doel aan het bewegen bent en of je bij moet sturen. Daarnaast krijg je door te monitoren en evalueren inzicht in je succes- en verbeterpunten. Hiermee kun je het huidige project verbeteren en/of de leerpunten meenemen naar een volgend project.
• Om besluitvorming te voeden. Monitoring en evaluatie geeft je essentiële informatie voor het nemen van beslissingen op een weloverwogen manier. Eerder genoemde succesfactoren kunnen factoren zijn die al binnen de organisatie aanwezig waren en waarop gefocust moet worden. Of dit kunnen nieuwe dingen zijn die door het project aan het licht zijn gekomen en die doorgevoerd moeten worden. Ten tweede geven de resultaten van je project inzicht in verbeterpunten. Je kunt dan bijsturen waar nodig.